Guide

Vernio er et AI-drevet verktøy som hjelper norske virksomheter med å opprette og vedlikeholde et komplett HMS-system i henhold til internkontrollforskriften §5.

Du svarer på noen spørsmål om virksomheten din, og Vernio genererer et ferdig internkontrollsystem med alle lovpålagte seksjoner — tilpasset din bransje, størrelse og risikoforhold.

I tillegg til selve HMS-dokumentet får du tilgang til digitale verktøy for avvikshåndtering, risikovurdering og årlig gjennomgang — alt du trenger for å drive systematisk HMS-arbeid.

Fra portalen klikker du «Nytt HMS-system» for å starte veiviseren. Stegene tilpasses organisasjonstypen du velger.

For bedrifter

1. Velg organisasjonstype — bedrift, idrettslag, forening eller annet.
2. Fyll inn bedriftsinfo — navn, organisasjonsnummer, bransje, antall ansatte og adresse.
3. Beskriv arbeidsforhold — type arbeidsplass, maskiner, kjemikalier, fysisk arbeid, skiftarbeid og andre relevante forhold.
4. Sett opp organisering — daglig leder, verneombud og HMS-opplæringsstatus.
5. Gjennomgå oppsummering — kontroller at all informasjon er riktig.
6. Generer HMS-system — AI-en oppretter alle 9 seksjoner og foreslår initielle risikovurderinger basert på virksomheten din.

For idrettslag

Veiviseren tilpasses med spørsmål om idrettstype, anleggstyper, aldersgrupper og arrangementer i stedet for arbeidsforhold.

Har noe endret seg i organisasjonen? Klikk blyant-ikonet på systemkortet på dashbordet for å åpne redigeringssiden.

Slik fungerer det

1. Rediger — oppdater informasjon om organisasjonen: bedriftsnavn, bransje, antall ansatte, arbeidsforhold, roller og mer. Skjemaet tilpasses organisasjonstypen.
2. Se endringer — systemet beregner hvilke HMS-seksjoner som påvirkes av endringene dine, og forklarer hvorfor.
3. Bekreft og oppdater — berørte seksjoner regenereres automatisk av AI-en. Seksjoner som ikke er påvirket beholdes som de er.

Hvis ingenting har endret seg, viser systemet at ingen seksjoner påvirkes — du kan likevel lagre uten regenerering.

HMS-dokumentet inneholder 9 seksjoner som til sammen dekker kravene i internkontrollforskriften §5 og arbeidsmiljøloven.

Seksjonene

• §5-1: Oversikt over relevante lover og forskrifter
• §5-2: Kompetanse og opplæring
• §5-3: Rutine for arbeidstakermedvirkning
• §5-4: Skriftlige HMS-mål
• §5-5: Organisering og ansvar
• §5-6: Risikovurdering — metode og rutine
• §5-7: Rutine for avvikshåndtering
• §5-8: Årlig gjennomgang — rutine og ansvar
• AML §4-3: Psykososialt arbeidsmiljø (nye krav fra 2026)

Navigering og redigering

• Bruk seksjonsmenyen til venstre for å hoppe mellom seksjoner.
• Klikk «Rediger» på en seksjon for å endre innholdet direkte.
• Seksjonene §5-6 og §5-7 har verktøyene innebygd — risikoregisteret vises under §5-6 og avviksloggen under §5-7. §5-8 lenker til den årlige gjennomgangen.

HMS-rådgiveren er en AI-drevet chat som hjelper deg med spørsmål om HMS-systemet ditt. Du finner den som et panel til høyre i dokumentvisningen.

• Chatten er kontekstbevisst — den kjenner seksjonen du ser på, bedriftens data og relevante forskrifter.
• Still spørsmål om HMS-krav, få forslag til forbedringer, eller be om hjelp med formuleringer.
• Meldingshistorikken lagres, så du kan fortsette samtalen neste gang du logger inn.
• Klikk «Bruk forslag» for å legge AI-ens forslag direkte inn i seksjonsinnholdet.

Avviksloggen er ditt digitale verktøy for å oppfylle §5-7 i internkontrollforskriften. Her registrerer, følger opp og lukker du avvik.

Registrere et avvik

1. Gå til §5-7 Avvik i HMS-dokumentet, eller klikk Avvik i sidemenyen.
2. Klikk «Registrer avvik».
3. Fyll inn tittel og beskrivelse av hva som har skjedd.
4. Velg kategori (tilpasset din organisasjonstype) og alvorlighetsgrad (lav, middels, høy eller kritisk).
5. Oppgi eventuelt ansvarlig person og hvem som rapporterte avviket.

Oppfølging og lukking

Hvert avvik har tre statuser: åpen, under behandling og løst. Når du lukker et avvik kan du legge inn hva som ble gjort for å løse det. Antall åpne avvik vises som en badge på Avvik-fanen.

Risikoregisteret oppfyller §5-6 og gir deg en levende oversikt over identifiserte farer i virksomheten din.

Legge til en risiko

1. Gå til §5-6 Risiko i HMS-dokumentet, eller klikk Risiko i sidemenyen.
2. Klikk «Ny risiko».
3. Beskriv faren og vurder sannsynlighet (1–5) og konsekvens (1–5).
4. Legg inn tiltak, ansvarlig person og frist.
5. Lagre — risikoscoren beregnes automatisk som sannsynlighet × konsekvens.

Risikoscore

• 1–4: Lav risiko (grønn)
• 5–9: Middels risiko (gul)
• 10–16: Høy risiko (oransje)
• 17–25: Kritisk risiko (rød)

Når du genererer HMS-systemet, foreslår AI-en initielle risikovurderinger basert på bransjen din. Du kan redigere disse eller legge til egne.

For risikoer som krever oppfølging kan du klikke «Registrer avvik» for å opprette et avvik direkte med faren som tittel.

Den årlige gjennomgangen dokumenterer at virksomheten har vurdert om HMS-systemet fungerer i praksis, i henhold til §5-8 i internkontrollforskriften.

Slik fungerer det

1. Oversikt — se statistikk for det siste året:
   • Avvik: totalt, åpne og løste
   • Risikoer: totalt, høye/kritiske og åpne
   • Eventuelle lovendringer siden sist
2. Evaluering — vurder hvordan HMS-arbeidet har fungert:
   • Er HMS-målene oppnådd?
   • Følges rutinene i praksis?
   • Fungerer avvikshåndteringen?
   • Er risikovurderingene dekkende?
   • Deltar ansatte i HMS-arbeidet?
   • Hva bør prioriteres neste år?
3. Bedriftsdata — hvis noe har endret seg i organisasjonen, oppdater informasjonen. Hvis ikke, hopp over dette steget.
4. Bekreft og oppdater — evalueringen lagres, og berørte seksjoner regenereres automatisk. Seksjoner kan regenereres både på grunn av endret bedriftsdata og evalueringssvar — svarer du «nei» eller «delvis» på et spørsmål, oppdateres den tilhørende seksjonen med evalueringen som kontekst.

Evalueringen og eventuelle endringer lagres som en gjennomgangsrapport som vises i eksportert PDF og Word-dokument.

Planlegger du et arrangement? Vernio kan generere en HMS-plan tilpasset ditt spesifikke arrangement — enten det er en cup, sommerfest, fagdag eller noe annet.

Slik oppretter du en HMS-plan

1. Klikk Arrangementer i sidemenyen.
2. Klikk Nytt arrangement.
3. Fyll inn navn, type, dato, sted, antall deltakere og hva som gjelder (matservering, overnatting, etc.).
4. Klikk Generer HMS-plan — AI-en lager en komplett HMS-plan med risikovurdering, beredskapsplan og sjekklister.

Redigering og eksport

• Du kan redigere den genererte planen direkte.
• Eksporter som PDF for utskrift eller innsending til kommune/krets.
• HMS-planer for arrangementer er separate fra selve HMS-dokumentet.

Du kan laste ned HMS-systemet ditt som PDF eller Word-dokument for utskrift, arkivering eller deling.

Eksporten inneholder

• Alle 9 HMS-seksjoner med fullstendig innhold.
• Risikoregister under §5-6 — tabell med fare, score, nivå, tiltak, ansvarlig, frist og status.
• Avvikslogg under §5-7 — tabell med dato, tittel, kategori, alvorlighet, ansvarlig og status, pluss detaljer per avvik.
• Vedlegg: Årlige gjennomganger — historikk over gjennomførte årlige gjennomganger.

Du kan dele HMS-systemet ditt med andre personer — for eksempel verneombud, daglig leder eller kolleger som skal ha tilgang til dokumentet og verktøyene.

Slik inviterer du noen

1. Åpne HMS-systemet og klikk «Del tilgang» i sidemenyen.
2. Skriv inn e-postadressen til personen du vil invitere.
3. Klikk «Inviter».

Hvis personen allerede har en konto, får de tilgang med en gang. Hvis ikke, vises invitasjonen som «Venter» til de registrerer seg med samme e-postadresse.

Hva kan medlemmer gjøre?

• Se hele HMS-dokumentet (alle seksjoner)
• Logge avvik og legge til risikoer
• Bruke HMS-rådgiveren (chat)
• Eksportere dokumentet som PDF eller Word

Kun eier kan

• Redigere seksjonsinnhold direkte
• Gjennomføre årlig gjennomgang
• Redigere organisasjonsdata
• Invitere og fjerne medlemmer
• Slette HMS-systemet

For å fjerne et medlem, åpne «Del tilgang» og klikk «Fjern» ved siden av personen du vil fjerne.

Systemer som er delt med deg vises på dashbordet med merkelappen «Delt med deg».